Tip: Maak een risicobeheersplan voor langdurig thuiswerken

 

 

 

En dit is niet alleen belangrijk voor grotere bedrijven, dit is ook nuttig voor het MKB.

Een risicobeheerplan beschrijft alle worst case scenario’s binnen en buiten je organisatie en wat je organisatie zal kunnen doen  als die worst case scenario’s ooit zullen plaatsvinden. Wat als het thuiswerken nog 6 maanden of 1 jaar gaat duren?

Wanneer je een bedrijf runt, moet je alles in de gaten houden, inclusief hoe internationale uitbraken uw bedrijf mogelijk kunnen beïnvloeden.

Als u een productbedrijf heeft en een deel van uw product of uw leveranciers banden hebben met de productie in bijvoorbeeld China, moet u een plan hebben opgesteld voor het geval uw leveringskosten omhoog schieten.

Denk als een spinnenweb door uw markt en supply chain en breng alle indirecte schakels in kaart die u mogelijk heeft en hoe deze uw bedrijf mogelijk kunnen beïnvloeden. Zelfs als u een servicebedrijf bent, geloof me, de mogelijkheid is er.

In het geval van het coronavirus is China een wereldwijde economische speler, dus het zou geen verrassing zijn als u een willekeurige link vindt die uw bedrijf op de een of andere manier kan beïnvloeden.

 

Een risicobeheersplan maak je in 4 stappen.

 

Stap 1: Brainstormen over de risico’s 

Op basis van de analyse van de grootste zorgen van de medewerkers en van jou en je managementteam, kun je gaan brainstormen over de risico’s die het meest geschikt zijn om te beschrijven in het risicodossier.

Om te bepalen welke risico’s het meest geschikt zijn, moet er een lijst gemaakt worden van alle mogelijke risico’s en moeten deze vervolgens gekwantificeerd worden. Het is belangrijk dat er hierbij meerdere mensen met een verschillende achtergrond en verschillende expertise bij worden betrokken. Wanneer er bijvoorbeeld alleen maar uitvoerders betrokken zijn bij de risicoanalyse, loop je het risico dat de risico-inschatting beperkt blijft tot de uitvoeringsfase, terwijl de opdrachtgever juist belangrijke risico’s ziet in de voorbereidingsfase of in de planning.

Bij het brainstormen over de risico’s moeten de volgende zaken sowieso meegenomen worden:

• Een omschrijving van het risico: waarom is het precies een risico? Welke zaken schaar je onder dit risico?
• Een beschrijving van de oorzaken van het risico. Waardoor wordt het risico veroorzaakt?
• De mogelijke gevolgen van het risico. Wat willen we voorkomen met het wegnemen van dit risico?

Brainstormen over de oorzaken en gevolgen van de risico’s geeft sturing bij het opstellen van de beheersmaatregelen. Immers, pas als je weet waar een risico door wordt veroorzaakt, kun je met een passende oplossing komen.

Stap 2: Risico’s kwantificeren

De meest gebruikte methode voor risicobeheersing in de bouw- en infrasector is RISMAN (LINK) Met de RISMAN-methode inventariseer je risico’s voor de uitvoering van het project vanuit verschillende invalshoeken.

Deze invalshoeken kunnen van de volgende aard zijn:

• Politiek/bestuurlijk
• Financieel/economisch
• Juridisch/wettelijk
• Technisch
• Organisatorisch
• Geografisch/ruimtelijk
• Thuis Werkgeluk van medewerkers

Al deze bovenstaande aspecten krijgen een score tussen de 0 en de 5. Deze score wordt opgeteld en vermenigvuldigd met de kans (ook tussen de 0 en de 5) dat dit risico daadwerkelijk optreedt.

Hierbij moet een legenda worden toegevoegd over wat een bepaalde score betekent, zodat de opdrachtgever weet waar hij aan toe is. Afhankelijk van de omvang van een project, kan een score ‘3’ voor het onderdeel ‘tijd’ een vertraging van tussen de drie en zeven dagen betekenen, maar ook een vertraging van twee maanden.

House of Tenders adviseert graag over een geschikte indeling van RISMAN-scores!

Zo kan een RISMAN-score voor een bestaan risico ‘de werkzaamheden stuiten op bezwaren vanuit de omgeving’ als volgt zijn opgebouwd:

Kans: 3

Omgeving: 4

Tijd:3

Geld:3

Veiligheid:1

Kwaliteit:1

Dit leidt tot een RISMAN Score van 3 x (4+3+3+1+1) = 36.

Elk mogelijk risico een RISMAN-score, die vervolgens kunnen worden gekwantificeerd naar een top-drie of een top-vijf.

Overigens is de RISMAN-methode niet de enige werkbare methode.

Stap 3: Analyse en keuze beheersmaatregelen

Wanneer volgens de meest gangbare RISMAN-methode of een kwantitatieve risicoanalyse zijn gekwantificeerd, start de analyse en de keuze van de beheersmaatregelen. Hierin moet ten minste onderscheid worden gemaakt tussen maatregelen die worden getroffen om de kans van het optreden van het risico te beperken of zelfs te elimineren (preventieve beheersmaatregelen) en maatregelen die worden getroffen om de impact van het risico te beperken nadat het al is opgetreden (correctieve beheersmaatregelen). Beide soorten maatregelen zijn erop geënt om zo weinig mogelijk overlast te ondervinden van het risico, maar preventieve maatregelen zijn proactief van karakter (en vereisen dus acties in de planning, communicatie of afstemming), terwijl correctieve maatregelen reactief zijn.

Voor de risico’s die tijdens stap 1 het hoogst zijn gekwantificeerd worden de meest grondige beheersmaatregelen verwacht. Grondige maatregelen spelen in op de zorgen van de opdrachtgever en laten hem zien dat er écht is nagedacht over de projectrisico’s en de beste manier om deze te tackelen.

De beheersmaatregelen kunnen de volgende doelen dienen:

• Het vermijden van een risico. 
• Het reduceren van een risico. 
• Het overdragen van een risico. 

Ondanks alle preventieve en correctieve beheersmaatregelen, kan een risico nooit voor 100% worden afgedekt. Alleen ben je nu beter voorbereid. 

Stap 4: SMART formuleren van de beheersmaatregelen

Wanneer de preventieve en correctieve beheersmaatregelen duidelijk zijn, moeten deze SMART omschreven worden. Dit is een wezenlijk onderdeel van elk risicobeheersplan. 

 

• Zorg dat de maatregelen zoveel mogelijk acceptabel zijn voor alle betrokkenen.
• Het spreekt voor zich dat hetgeen je aanbiedt realistisch moet zijn. Doe dus geen loze beloftes, of maatregelen die niet haalbaar of niet uitvoerbaar zijn. Er moet vertrouwen uitspreken voor de opdrachtgever dat jullie dit doel gaan halen. Aan de andere kant moet er wel enige ambitie uitspreken.
• Koppel een tijd aan je maatregelen! Binnen welk tijdsbestek voeren jullie de maatregel uit? Bij werkzaamheden midden in een woonwijk, is het een goede maatregel om een klachtenregister bij te houden en alle klachten persoonlijk terug te koppelen naar de indiener. Maar koppel hier een tijdspanne aan: ‘wij zijn 24/7 bereikbaar voor klachten vanuit de omgeving. Binnen een kwartier na het ontvangen van de klacht stellen wij de prioriteit vast. Een klacht met een lage prioriteit lossen we binnen 48 uur, een klacht met een hoge prioriteit binnen 12 uur en voor calamiteiten komen wij binnen twee uur met een oplossing.’’

Heb je ook een goede tip voor managers en ondernemers met thuiswerkers voor meer productiviteit en ThuisWerkgeluk?

 

 

 

De afbeelding is Designed by Pressfoto / Freepik